Een handige functionaliteit in PrivacyBlox is het aanmaken en beheren van taken. Zo kun je een taak maken voor een andere gebruiker binnen jouw PrivacyBlox omgeving om registratie van gegevensverwerking te maken in het verwerkingsregister of om een verwerkersovereenkomst op te stellen. De betreffende gebruiker ontvangt per e-mail een notificatie dat een taak is toegewezen met een bepaalde deadline. Vanuit het taakbeheer kan de voortgang worden bijgehouden of de taak al is afgerond. 

Om een nieuwe taak in PrivacyBlox op te stellen, neem je de volgende stappen: 

1. Vanuit het dashboard, klik je linksonder op het icoontje met de drie streepjes en het vinkje, vervolgens klik je op ‘Ga naar takenoverzicht’. 
2. Je ziet nu een overzicht van alle taken. Om een nieuwe taak op te stellen, klik je rechtsboven op ‘Nieuwe taak’. 
3. Je geeft de taak een naam, kiest een omschrijving en geeft eventueel een opleverdatum op voor wanneer de taak als voltooid wordt beschouwd. 
4. Verder kun je de mate van prioriteit meegeven, en of de taak herhaaldelijk/periodiek plaats dient te vinden.
5. Aanvullend kun je ervoor kiezen om de taak toe te wijzen aan een team (zie voor meer informatie: "Autorisatiegroepen").
6. Je kiest aan welke gebruiker je de taak wilt toewijzen.
7. Ten slotte kies je voor welk document of template je de taak wilt aanmaken. Als de taak wordt aangemaakt m.b.t. een bepaald document, dan zal in de documenten map te zien zijn dat een taak is aangemaakt voor dat document.

Geautomatiseerde taken

Naast het aanmaken en beheren van taken via het taakbeheer, bestaat ook de mogelijkheid om een goedkeuring- of validatieproces in te regelen bij een specifiek template.

Dit betekent dat een automatische taak kan worden ingesteld wanneer een bepaalde gebruiker in de vragenlijst een bepaald antwoord heeft gekozen. Op die manier kan bijvoorbeeld een medewerker met meer senioriteit de betreffende antwoorden controleren en goedkeuren. 

Een voorbeeld: stel, als organisatie die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke vindt je het een groot risico wanneer in een verwerkersovereenkomst een ‘redelijke termijn’ wordt afgesproken met verwerkers bij een meldplicht bij eventuele datalekken. Wanneer gebruikers in JuriBlox vervolgens dit antwoord in de vragenlijst selecteren, dan wordt er automatisch een taak aangemaakt voor een medewerker met meer senioriteit, zoals bijvoorbeeld de privacy officer. Zo maak je het mogelijk dat ieder zijn eigen verantwoordelijkheid draagt, maar dat wel altijd controle kan worden uitgeoefend door iemand met ervaring. 

Om een geautomatiseerde taak op te stellen, neem je de volgende stappen:

1. In het linker menu klik je op templates.
2. Je selecteert de template waarbij je een automatische taak wilt aanmaken. Je klikt op het potloodje 'Bewerken' om deze te bewerken.
3. Je komt op de template pagina en klikt op het tabblad taken. Daar klik je rechtsboven op nieuwe taak.
4. Je kiest een naam en omschrijving.
5. Verder kun je de mate van prioriteit meegeven, een opleveringsdatum vaststellen en aangeven of de taak herhaaldelijk plaats dient te vinden.
6. Aanvullend kun je ervoor kiezen om de taak toe te wijzen aan een groep (zie voor meer informatie: "Autorisatiegroepen").
7. Je selecteert de gebruiker aan wie je de taak wilt toewijzen.
8. Je selecteert de gewenste vraag uit de template en kiest het antwoord dat gelijk moet zijn aan het antwoord van de gebruiker in de vragenlijst. Zodra dit antwoord wordt gegeven dan zal een automatische taak worden aangemaakt voor de opgegeven gebruiker. Klik op opslaan om de automatische taak op te slaan.
9. Keer terug naar de template generator en klik vervolgens op de groene publiceer knop rechtsboven.