Maandagochtend 6 juli 2020 is JuriBlox 4.1 live gegaan. Het bevat met name (grote) verbeteringen en uitbreidingen op bestaande functionaliteiten, maar ook een aantal nieuwe features.

Features

Drag-’n’-drop van bepalingen in document editor

Waar bepalingen voorheen alleen konden worden gebruikt in de template builder, kunnen deze nu ook worden gesleept in individuele documenten. In de document editor bevat de toolbar een knop voor het toevoegen van bepalingen. Deze opent een zoekvenster aan de rechterkant, waarbij bepalingen in het systeem kunnen worden opgezocht en worden gesleept naar het document. De bepaling komt dan terecht op de plek van de cursor.

Als er syntax (zoals variabelen en if-statements) staat in de gesleepte bepaling, zijn deze ook als zodanig zichtbaar in het document. Het systeem is er momenteel met name op ingericht om puur tekstuele bepalingen in te slepen, maar in de toekomst gaan we dit slimmer maken door de syntax te gebruiken voor bijvoorbeeld aanvullende vragen bij het slepen van een bepaling.

Online ondertekenen

Stabiliteit & refactoring

Onze onderteken-module is onder de motorkap verbeterd, waardoor het uitsturen van ondertekenen stabieler is geworden. Het ging voorheen niet altijd goed in gevallen waar de signature provider fouten maakte of niet beschikbaar was. Ons systeem zorgt nu dat in dergelijke gevallen een duidelijke terugkoppeling wordt gegeven aan de gebruiker en de gebruiker het later makkelijk weer opnieuw kan proberen zonder een nieuw ondertekenverzoek aan te hoeven maken.

Approvers een cc’ers

Er kunnen approvers een cc’ers worden toegevoegd aan een ondertekenverzoek. Approvers zijn andere gebruikers binnen het systeem die kunnen worden uitgenodigd om het document intern goed te keuren. Zij krijgen een link naar een PDF preview van het document, met een Goedkeur- en Weiger-knop. Pas bij goedkeuring van alle approvers wordt het document ter ondertekening uitgestuurd en afgehandeld via de signature provider. Als er CC’ers zijn toegevoegd aan het ondertekenverzoek, zal JuriBlox na succesvolle ondertekening een email versturen naar deze partijen. Zij ontvangen een link naar het document, waar ze deze kunnen inzien en downloaden.

Authenticatiemethode

De gebruiker kan kiezen op welke manier ondertekenaars geauthentiseerd moeten worden. Nu is de keuze tussen ‘krabbel’ en ‘telefoon’, maar dit kunnen we makkelijk uitbreiden in de toekomst naar bijvoorbeeld iDIN of SURF. De keuze zal altijd afhankelijk zijn van het feit of de signature provider de methode ondersteunt. 

De validatie van het telefoonnummer is ook verbeterd en biedt mogelijkheden voor het kiezen van landnummers.

Transactiebon downloadbaar in system

Transactiebonnen (gedetailleerd overzicht van wie wanneer heeft ondertekend, en belangrijke data zoals IP en telefoonnummer) kan nu worden gedownload naast het ondertekende document, indien de signature provider dit ook aanbiedt.

Documentoverzicht

Het documentoverzicht is verbeterd met meerdere soorten knoppen die verschijnen wanneer de gebruiker met de cursor over de documenten beweegt. Bij gepubliceerde documenten ziet de gebruiker als vanouds de downloadknoppen voor het document, maar bij samenwerkingen kan men in één keer naar de samenwerkings-editor klikken en bij signatures kan men de gehele status bekijken. Het is dus niet meer nodig hiervoor naar de dropdown van het document te gaan.

Externe vragenlijsten

Bij het aanmaken van een externe vragenlijst kan de gebruiker de mogelijkheid geven om documenten beschikbaar te maken voor de externe invuller van de vragenlijst. Wanneer ingeschakeld, zal deze invuller de downloadknoppen zien verschijnen in de laatste stap.

Voetnoten en eindnoten

Er kunnen voetnoten en eindnoten worden toegevoegd aan een document of bepaling.

Uitbreidingen en verbeteringen

Taken

Het takensysteem in JuriBlox werkte niet op alle momenten naar verwachting en hebben we onder de motorkop volledig vernieuwd. Daarbij is deze functionaliteit ook uitgebreid met handige nieuwe mogelijkheden, waaronder de belangrijkste zijn:

  • (Automatische) taken kunnen worden gebruikt om documenten te blokkeren, en daarmee een workflow te forceren binnen de organisatie. Blokkeren zorgt ervoor dat alleen gebruiker(s) aan wie de taak is toegewezen acties kan uitvoeren voor dat document
  • Er kan een relatieve deadline worden gegeven een automatische en herhaalde taken
  • Er zijn uitgebreidere email-herinneringen voor de taken
  • Gebruikers kunnen comments geven op een taak en zo overleggen/discussiëren over de uit te voeren werkzaamheden
  • Het documentoverzicht toont nu helder hoeveel taken er voor een document open staan, en of dat document ook wordt geblokkeerd door een taak
  • De gebruiker ziet twee tabs in het takenoverzicht: een tab met de taken zelf en een tab met de herhaalde taken

Samenwerken

  • Als initiator van een samenwerking kan ik track changes mode forceren voor collaborators
  • Wanneer een collaborator het document opslaat of goedkeurt, krijgt deze altijd de mogelijkheid om hierbij een bericht uit te sturen naar iedereen in de samenwerking
  • Wanneer ik als initiator van een samenwerking de samenwerking afrondt, krijg ik een scherm te zien met de optie om naar bepaalde collaborator een link uit te sturen die toegang aan het finale document verschaft met opties om deze ook in DOCX of PDF te downloaden
  • Er kan een deadline worden gesteld aan een samenwerking. Na het verstrijken hiervan hebben de collaborators geen toegang meer. De initiator kan de samenwerking nog wel afronden (of annuleren) na deze deadline
  • Een uur nadat de laatste wijziging (automatisch) is opgeslagen, krijgen alle collaborators een notificatie dat er wijzigingen zijn aangebracht in het document

Vragenlijsten

  • Automatisch naar boven scrollen in nieuwe stap bij invullen vragenlijst (bij lange stappen moest men zelf weer helemaal terug omhoog scrollen)
  • EN-condities voor afhankelijke vragen: vragen die afhankelijk zijn van de antwoorden op een andere vraag, kunnen nu met EN-condities worden ingesteld (voorheen waren alleen OF-condities mogelijk). Daardoor kun je bijvoorbeeld instellen dat de gegeven antwoorden op de vraag zowel optie B en C moeten zijn

Bookmarks en kruisverwijzingen

  • Bookmarks krijgen duidelijke indicatie met lichtgrijze vierkante brackets, waardoor de gebruiker duidelijk ziet op welke tekstfragmenten de bookmark is geplaatst. Het bookmark-icoontje verdwijnt hiermee
  • Bij het invoegen van een kruisverwijzing krijgt de gebruiker een dropdown met alle bookmarks in de huidige bepalingen, zodat deze makkelijker kan verwijzen
  • Kruisverwijzingen naar nummeringen in andere bepalingen nemen nu wel de nummering over i.p.v. de tekst (bug)
  • Velden met kruisverwijzingen moesten voorheen handmatig worden geupdated in Word na eerste keer openen in Word. Dit doet het systeem nu automatisch al voor je
  • Wanneer naar een tekst-bookmark werd verwezen in een kruisverwijzing, werd de styling van de bookmark overnomen. Nu wordt de styling van het element waar de kruisverwijzing in zit overgenomen

Huisstijl per template, customer en document

Met JuriBlox 4.0 kon al een huisstijl per kantoor worden ingesteld, welke integraal werd overgenomen in alle gegenereerde documenten van dat kantoor. Deze kunnen nu ook op het niveau van documenten, templates en customers individueel worden bepaald. Deze moeten wel vooraf zijn geüpload en geconfigureerd door het team van JuriBlox, om zeker te stellen dat ze aansluiten op hoe de documenten zijn vormgegeven. Ze verschijnen dan als voorgedefinieerde keuze voor de gebruiker. Neem voor de mogelijkheden contact op met je accountmanager.

CSS editor

Templates en bepalingen krijgen een aparte CSS editor, om een document te kunnen stylen buiten de mogelijkheden van CKEditor om. Er hoeft daarom niet meer gebruik te worden gemaakt van code blocks in de bepalingen en documenten zelf, zodat deze beperkt kunnen blijven tot de daadwerkelijke juridische inhoud.

Andere currencies voor ‘bedrag’-vragen

In de vragenlijst kan een gebruiker een andere currency instellen voor de bedrag-vragen. Voorheen was dit standaard en altijd euro’s, maar nu kan ook gekozen worden voor USD, GBP en ZAR. Dit kunnen we gemakkelijk uitbreiden in de toekomst naar andere currencies. Deze currencies worden ook meegegeven in de API, zodat satellietprojecten hiervan gebruik kunnen maken. In template wordt met de price-filter automatisch de juiste formatting aangehouden voor het bedrag.

Memory issues bij publiceren clauses

In bepaalde gevallen kreeg het probleem memory issues bij het publiceren van een clause. Dit proces is zodanig herzien en geoptimaliseerd, dat het nu efficiënter loopt en geen geheugenproblemen meer geeft.

Diversen

  • Verbeterde performance vragenlijsten bij opnieuw genereren
  • Nieuwe tags toevoegen in template settings (bug)
  • Gebruiksvriendelijkere error-berichten bij verkeerde variabelen/waardes bij document genereren
  • Toolbar in de editor blijft zichtbaar bij naar beneden scrollen in lange documenten of bepalingen
  • Document dropdown heeft betere indeling
  • Reset buttons for filters in documentoverzicht
  • Default antwoord voor numerieke vragen kan niet meer een tekst zijn (bug)
  • Sta data in het verleden toe voor default antwoorden ingesteld voor datumvragen (bug)
  • Gebruik monospace voor codeblocks in de editor
  • Update 2FA venster (deze was nog niet 100% meegenomen in het nieuwe design)
  • Toon juiste auteur bij opnieuw genereren (bug)
  • Toon juiste auteur bij terugzetten naar eerdere versie (bug)
  • Knop om formatting van tekst in de editor te verwijderen (handig na bijvoorbeeld een copy/paste vanuit Word)
  • Verborgen templates niet meer zichtbaar in genereren vanuit documentoverzicht
  • Lege codeblocks worden gestript uit gegenereerde documenten (zodat deze niet zichtbaar is in de document editor)
  • JavaScript-problemen Safari in editor hersteld (bug)
  • Positioneren van afbeeldingen (bug)
  • Problemen met sidebar animation in bepaalde cases (bug)
  • Filterfunctie toegevoegd een relatie-overzicht
  • PDF previewer voor geüploade documenten
  • Editor gebruikt ‘points’ i.p.v. ‘pixels’ voor tekstgrootte
  • Bulk deleten van handmatige variabelen