Het is belangrijk dat reeds opgestelde documenten eenvoudig kunnen worden teruggevonden. Om die reden is het aan te raden om duidelijke en eenduidige eigenschappen toe te voegen aan een document. Gebruikers in JuriBlox kunnen vervolgens zoeken/filteren op basis van deze eigenschappen. In de laatste stap van de vragenlijst heb je de mogelijkheid om de volgende eigenschappen toe te voegen aan een juridisch document:

• Titel: Geef je document een zelfgekozen titel waarmee deze eenvoudig kan worden teruggevonden. De titel van het document wordt getoond in de documenten map.
• Tags: Selecteer een tag die je aan het document wilt toevoegen. Met een tag kun je het document labellen zodat je weet dat deze bij een bepaalde categorie hoort. Zo kun je een tag arbeidsovereenkomst toevoegen aan een document, maar kun je ook de tag 'bepaalde tijd' toevoegen. Vanuit de documenten map kun je vervolgens filteren door te zoeken op de tag 'arbeidsovereenkomst' of 'bepaalde tijd'. Zo zie je direct een overzicht van alle arbeidsovereenkomsten waarbij deze tags zijn toegevoegd. Let op! Tags dienen eerst door de Beheerders te worden aangemaakt voordat gebruikers deze kunnen selecteren. Denk dus vooraf goed na welke categorieën je wilt gebruiken voor een eenduidige structuur. Zie voor meer informatie 'Tags' over het aanmaken van tags.
• Groepeer onder: Met de groepeer onder functie kun je een documenten plaatsen door deze te koppelen onder een eerder gegeneerd (hoofd)document. Het document kan nu worden gevonden door op het pijltje te klikken achter de titel van het hoofddocument:Deze toepassing wordt met name gebruikt om een getekende overeenkomst te groeperen onder een in JuriBlox gegenereerde concept.
• Relaties: je kunt relaties toevoegen als een eigenschap bij een document. Dit kan vooral handig zijn wanneer je vaker met eenzelfde partij contracteert. Voordat je echter een relatie als eigenschap kunt toevoegen aan document, dien je eerst een relatie aan te maken. Zie voor meer informatie "Relaties" over het aanmaken van relaties.
• Custom footer of briefpapier: Door een custom footer of eigen briefpapier te selecteren, maak je het document meer in lijn met jouw huisstijl. Wanneer je een tekst kies als custom footer, dan zal deze onderaan iedere pagina van het document worden opgenomen. Met briefpapier heb je de mogelijkheid om jouw huisstijl aan het document toe te voegen. Let op dat het gewenste briefpapier het formaat .png dient te hebben, anders wordt deze door JuriBlox niet herkend.
• Referentie: Kies een referentienummer of dossiernummer voor je eigen administratie. Ook op basis van referentie kun je vervolgens filteren vanuit je documenten map.
• Alert datum: Je hebt de mogelijkheid om een alert in stellen die bij dit document op. Bijvoorbeeld wanneer je een herinnering wilt ontvangen dat dit document moet worden bekeken voor een bepaalde datum. De gekozen datum wordt vervolgens getoond op het dashboard en vanuit de documenten map.
• Opmerkingen: Voeg een opmerkingen toe die bij het betreffende document hoort. Dit is een veld waarbij je andere gebruikers kunt informeren over de achtergrond van dit document. Dit kan handig zijn wanneer je een overeenkomst hebt opgesteld dat in een concrete situatie kan worden toegepast, zodat collega's daar van kunnen leren. De opmerkingen zullen niet in het document zelf worden opgenomen.

Het is belangrijk om goed na te denken over de structuur die gebruikers dienen te volgen bij het genereren van document. Zo kan worden gezocht/gefilterd vanuit het documentoverzicht door op de

 knop te klikken. Filteren kan op basis van titel, tag, status, relatie, alert datum, referentie en gebruiker.