INHOUDSOPGAVE

Wanneer je met verschillende collega's van verschillende afdelingen in JuriBlox werkt, dan kan het zo zijn dat je documenten map gevuld wordt met documenten die voor jou niet relevant zijn. Daarnaast zou het ook goed kunnen dat andere collega's deze documenten niet mogen inzien in het kader van de geheimhouding. Het is bijvoorbeeld goed denkbaar dat juridische documenten van een afdeling HR niet mogen worden ingezien door een juridische afdeling en v.v. 

Voor deze situaties, waarin het belangrijk is dat medewerkers afgescheiden van elkaar in dezelfde JuriBlox omgeving werken, bestaat de mogelijkheid om groepen aan te maken. Het gevolg is dat deze gebruikers in JuriBlox alleen toegang hebben tot documenten en templates die zijn toegewezen aan hun groep. Een mogelijkheid is dat een document wordt toegewezen aan een groep als eigenschap. Een andere mogelijkheid is om een bepaald template alleen beschikbaar te stellen voor een specifieke groep. Dit kan echter alleen wanneer jouw gebruikersaccount de rol "Beheerder (basic) heeft. 

Voordat je een groep kan selecteren als eigenschap bij een document, dient deze groep te worden aangemaakt. 

Groepen instellen

  1. Vanuit de linker navigatiekolom, klik je op "groepen" links onder authorisatie. Je ziet nu een overzicht van de opgestelde groepen. 
  2. Klik vanuit het overzicht rechtsboven op nieuwe groep en kies een naam voor de groep die je wilt aanmaken. 
  3. Je keert terug naar het groepenoverzicht. Daar heb je de mogelijkheid om groepen te bewerken of te verwijderen. 
  4. Je kunt de door jou opgestelde groep nu toevoegen als eigenschap bij een gegenereerd document.

Let op: zijn er al documenten opgesteld voordat je een authorisatie groep hebt aangemaakt? Dan is het belangrijk dat deze documenten eerst worden toegewezen aan de gewenste groep. Dit doe je door de documenten te bewerken en als eigenschap de juiste en gewenste groep te selecteren. Indien je dit niet doet, dan zullen alle reeds opgestelde documenten voor iedereen inzichtelijk zijn.

Groepen toewijzen aan templates

Naast de mogelijkheid om een groep te selecteren als eigenschap van een opgesteld document, bestaat ook de mogelijkheid dat aangewezen templates alleen inzichtelijk zullen zijn voor een bepaalde groep. Dit is vooral gewenst wanneer bijvoorbeeld specifieke arbeidsrecht templates worden gebruikt door de afdeling HR die afgezonderd moeten blijven van een andere gebruikers. Deze mogelijkheid om templates aan groepen toe te wijzen is alleen mogelijk voor gebruikers met een beheerder basic account. 

Om een template specifiek aan een bepaalde groep toe te wijzen, neem je de volgende stappen: 

  1. In de linker navigatiekolom klik je op templates.
  2. Je selecteert de template die je aan een groep wilt toewijzen. Je klikt op het groene potloodje op deze te bewerken. Zie je geen groen potlood? Klik dan op de drie verticale bolletjes en klik op dupliceren.
  3. Je komt op de template pagina terecht. Rechtsboven klik je rechtsboven op het volgende teken: 
  4. Je ziet nu de instellingen die bij de template horen. Aan de rechterzijde van het scherm zie je geautoriseerde groepen staan. Daar selecteer je de groep die dit template mag inzien. Klik vervolgens op opslaan links onderin het scherm. 
  5. Om de wijzigingen definitief door te voeren, klik je rechtsboven op publiceer.